Quanto mais simples melhor! - Parte IV

A quarta regra da simplicidade é: aprenda!

De acordo com Maeda, o conhecimento torna tudo mais simples. Ele dá o exemplo de uma chave de fendas. Quer objeto mais simples e mais fácil de usar? No entanto, mesmo para ela é preciso saber algumas coisas, pra que serve, em que direção rodar para apertar ou soltar os parafusos, etc. Ou seja, mesmo que uma tarefa seja decepcionantemente simples, ela exige um certo nível de informações para ser executada. E isso vale para qualquer objeto, não importa o nível de complexidade. Se você souber manejá-lo, ele vai parecer simples pra você.

O problema, segundo o professor do MIT, é que o tempo que se gasta para aprender é às vezes sentido como "perda de tempo", uma violação da terceira lei da simplicidade. Todos nós evitamos usar os manuais de instrução, imaginando que será mais simples "ir tentando". No entanto, esse método do "achismo" muitas vezes toma mais tempo do que se simplesmente seguissemos as instruções do manual.

No caso de grandes corporações, processos complexos e decisões estratégicas, é a mesma coisa. Muitos executivos acreditam que o "ir fazendo" é a melhor opção, quando uma simples pesquisa de mercado ou algumas horas de estudo e planejamento evitariam muita dor de cabeça e confusão.

Da próxima vez que estiver diante de um problema, estude-o! Conheça o seu inimigo, não é essa a regra? Se você recolher informações suficientes, o problema ficará mais simples, e será resolvido com muito mais rapidez e segurança. O mundo seria muito melhor se as pessoas "achassem" menos e estudassem mais. E não estamos falando só de conhecimento acadêmico, não! No mundo corporativo, muitos saberes tornam-se necessários: saber falar, ouvir, negociar, portar-se em público, conhecer a concorrência, decidir rapidamente, dominar mais de um idioma, dominar bem o seu próprio idioma, interpretar negativas, gerenciar mudanças, dar e receber feedbacks, etc. Nem tudo isso se aprende na escola, mas tudo isso pode ser aprendido e desenvolvido.

Portanto, não tenha medo do conhecimento. Ele é o seu maior aliado!

E (falta de) dinheiro não é mais desculpa... Veja no link ao lado 45 coisas que você pode aprender on line e de graça! Alguns itens são úteis, outros são apenas divertidos, mas vale a pena tentar. A dica é do Favoritos, onde você encontra links para os sites mais interessantes da internet!

Quanto mais simples melhor! - Parte III

De acordo com Maeda, uma pessoa comum gasta pelo menos uma hora por dia esperando em filas. Acrescente-se a isso os incontáveis segundos, minutos e semanas que gastamos esperando por coisas que não precisam de filas mas são igualmente angustiantes e se terá uma idéia da importância da economia de tempo para a conquista da simplicidade.

A terceira lei da simplicidade é a economia de tempo. Para Maeda, ganhos de tempo são sentidos como simplicidade, por isso é preciso investir nisso quando se quer conquistar um cliente.

Algumas "esperas" são sutis e nem sempre irritam, como esperar a água sair da torneira ou a mudança das estações. No entanto, algumas esperas podem ser tensas, aborrecidas ou desesperadoras, como o download de uma página, a liberação do tráfego em um engarrafamento ou o resultado de um exame difícil.

Ninguém gosta de sofrer a frustração da espera. Todos nós, consumidores ou empresas, tentamos encontrar a melhor forma de ganhar tempo nas mais diversas atividades. Sendo assim, quando uma interação com produtos ou serviços acontece rapidamente, nós interpretamos essa eficiência como simplicidade. E ficamos muito satisfeitos.

Empresas rápidas no atendimento e na liberação de produtos são mais lembradas pelos consumidores porque "simplificam nossa vida". É o caso do SEDEX, do McDonald´s, dos serviços de entrega em casa.

Quando somos forçados a esperar, a vida parece desnecessariamente complexa. Quando ganhamos tempo, sentimos que a vida é simples. E ficamos eternamente agradecidos àqueles que fazem isso acontecer.

Fazer um cliente esperar pode ser mais prejudicial à imagem da sua empresa do que você pensa. E esperar além do previsto, então, é pior ainda. É preferível dizer que vai entregar o produto em cinco dias e levar quatro do que dizer que vai fazer em dois dias e levar uma semana!

Organização e planejamento, nesse caso, são essenciais. Mas, com objetividade, paciência e uma boa ferramenta de gestão de projetos, você consegue suprir as demandas dos seus clientes com maestria.

Portanto, faça cronogramas realistas, seja fiel a ele e torne a vida do seu cliente mais simples! Ele nunca mais vai esquecer isso!

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Como "presente", confira os artigos abaixo (todos do site Você com mais Tempo), para ganhar tempo e viver mais simples!

1. O que fazer quando há excesso de prioridades?
2. Trabalhe menos e produza mais!
3. As três leis do e-mail (blog do Christian Barbosa)

Quanto mais simples melhor! Parte II

A segunda lei da simplicidade é a organização.

Evidentemente, quando as coisas estão muito bagunçadas, seja em casa, na vida pessoal ou nos negócios, tudo parece maior e mais difícil de resolver. Até porque as coisas mais simples tornam-se trabalhos de Hércules, como encontrar as chaves de casa, marcar uma hora no dentista ou conseguir em duas horas dados suficientemente confiáveis para convencer os acionistas a ficar com você.

De acordo com Maeda, a organização faz um sistema grande parecer menor. Para ele, um procedimento de des-complicação rápida (usando a lei da redução) pode até ajudar no curto prazo. De posse das perguntas – o que guardar, e onde -, e com algumas "mãos" pra ajudar, em pouco tempo se arruma muita coisa. O problema é que essa arrumação não dura muito se não houver um “sistema” previamente definido de organização.

Temos falado muito aqui nesse blog sobre planejamento e organização. Isso é natural em uma empresa que vem tentando se adequar a programas de qualidade e a bibliotecas de boas práticas como o MPS.BR, o ITIL e outros. Mas é mais natural ainda em uma empresa que está crescendo e não só não quer perder a qualidade como também quer aumentá-la.

É claro que planejar é demorado, custoso e difícil, mas ganha-se muito tempo e dinheiro depois que as coisas já estão em seus devidos lugares. Isso é um fato. Poder-se-ia pensar que a forma mais “simples” de organizar seria deixar bagunçado, mas isso não é verdade. Com o tempo, a bagunça pode ficar simplesmente insustentável. No caso das empresas, “quebrável” seria uma melhor palavra.

A simplicidade deve ser conquistada com algum esforço, e quanto maior for esse esforço no “princípio”, quando as coisas ainda estão no papel (esse é o caso dos projetos e planos estratégicos), tanto menor ele será depois, quando será preciso apenas manter arrumado o que já está.

Maeda nos dá uma regra que pode ser muito útil quando o assunto é organizar: antes de começar a arrumar, descarte (use a regra número 01!). Depois, arrume tudo de acordo com um sistema suficientemente simples. Ou seja, divida tudo em grupos. Quanto menor o número de grupos, melhor!

O caso da divisão hierárquica nas empresas é bem sintomático. Se você começa a dividir demais, organizar demais, a fazer grupos de grupos de grupos, você acaba caindo na situação descrita na tirinha abaixo...

Afinal, a idéia da organização é fazer as coisas parecerem menores (e melhores), não maiores... Pense nisso, divida sua bagunça em grupos de que você possa lembrar (seis talvez seja o número máximo, se não houver muitos sub-itens) e deixe o resto com sistemas de informação como o ERP e o Business Intelligence, cujo trabalho é justamente “guardar”, no caso do primeiro, e “encontrar” o que foi guardado, no caso do segundo.

Parece simples, não?! Mas o sistema de organização do seu negócio precisa ser definido antes da aquisição dos sistemas, para que o que foi organizado possa ser "mantido" por eles. Afinal, como lembra Luiza Dalmazo (do blog de Governança da ComputerWorld), "prática não é produto"!

Quanto mais simples melhor!

Para recomeçar bem, resolvemos escolher um assunto que pudesse inspirar reflexões ao longo de todo o ano – a simplicidade.

Não é um tema novo, mas tem sido muito discutido e trabalhado no mundo contemporâneo, que anda, como todos sabemos, cada vez mais complicado e difícil de entender. A busca pela simplicidade tem virado uma espécie de obsessão moderna. A Philips, por exemplo, transformou-a em lema para seus produtos e para a organização como um todo. Aqui no Brasil, temos até uma publicação recente – Vida Simples – que vem encorajando as pessoas a tentar modificar hábitos e costumes em prol de uma existência mais tranqüila e fácil de levar.

Aqui na Quantum, essa preocupação ficou mais forte quando incluímos o SADIG na nossa cesta de soluções. Isso porque esse sistema de Business Intelligence foi todo construído em cima desse objetivo - tornar mais fácil e simples a vida das pessoas que lidavam com dados complexos o tempo todo, os executivos responsáveis pelas decisões estratégicas das empresas. Com o Sadig, os dados podem continuar complexos, mas as informações que chegam aos decisores são simples de ver, de interpretar e de entender. A simplicidade do sistema acabou contagiando as outras soluções da Quantum, e até a nossa forma de trabalhar.

Em outras palavras, buscar a simplicidade passou a ser um desafio diário, constante, permanente. Tanto nos processos internos quanto nas soluções que apresentamos aos clientes. Até o lema da empresa – Quantum: sua vida cada vez mais soft! – foi inspirado nesse ideal.

Portanto, pra começar bem o ano, decidimos refletir aqui no blog sobre as 10 leis da simplicidade propostas no livro de John Maeda, Professor do MIT e responsável pelo MIT Simplicity Consortium (Consórcio da Simplicidade), um programa de pesquisa experimental do MIT Media Lab que busca desenvolver tecnologias voltadas para designs mais simples de entender, de usar e de aproveitar.

O livro em si é simples, fácil de ler, mas as questões que ele coloca são muito interessantes e envolventes, levando-nos a pensar sobre o nosso cotidiano e sobre a maneira como fazemos nossos produtos e negócios e como conduzimos nossas relações. Por tudo isso, vamos discuti-lo aqui.

Você pode conhecer as 10 leis aqui (blog do autor - em inglês), comprar o livro aqui, ler uma entrevista dada pelo autor aqui e ler o excelente artigo do Frederick van Amstel (do Usabilidoido) sobre o livro aqui.

Aguarde os artigos sobre esse tema aqui no blog e compartilhe o que você pensa sobre o assunto!