A segunda lei da simplicidade é a organização.
Evidentemente, quando as coisas estão muito bagunçadas, seja em casa, na vida pessoal ou nos negócios, tudo parece maior e mais difícil de resolver. Até porque as coisas mais simples tornam-se trabalhos de Hércules, como encontrar as chaves de casa, marcar uma hora no dentista ou conseguir em duas horas dados suficientemente confiáveis para convencer os acionistas a ficar com você.
De acordo com Maeda, a organização faz um sistema grande parecer menor. Para ele, um procedimento de des-complicação rápida (usando a lei da redução) pode até ajudar no curto prazo. De posse das perguntas – o que guardar, e onde -, e com algumas "mãos" pra ajudar, em pouco tempo se arruma muita coisa. O problema é que essa arrumação não dura muito se não houver um “sistema” previamente definido de organização.
Temos falado muito aqui nesse blog sobre planejamento e organização. Isso é natural em uma empresa que vem tentando se adequar a programas de qualidade e a bibliotecas de boas práticas como o MPS.BR, o ITIL e outros. Mas é mais natural ainda em uma empresa que está crescendo e não só não quer perder a qualidade como também quer aumentá-la.
É claro que planejar é demorado, custoso e difícil, mas ganha-se muito tempo e dinheiro depois que as coisas já estão em seus devidos lugares. Isso é um fato. Poder-se-ia pensar que a forma mais “simples” de organizar seria deixar bagunçado, mas isso não é verdade. Com o tempo, a bagunça pode ficar simplesmente insustentável. No caso das empresas, “quebrável” seria uma melhor palavra.
A simplicidade deve ser conquistada com algum esforço, e quanto maior for esse esforço no “princípio”, quando as coisas ainda estão no papel (esse é o caso dos projetos e planos estratégicos), tanto menor ele será depois, quando será preciso apenas manter arrumado o que já está.
Maeda nos dá uma regra que pode ser muito útil quando o assunto é organizar: antes de começar a arrumar, descarte (use a regra número 01!). Depois, arrume tudo de acordo com um sistema suficientemente simples. Ou seja, divida tudo em grupos. Quanto menor o número de grupos, melhor!
O caso da divisão hierárquica nas empresas é bem sintomático. Se você começa a dividir demais, organizar demais, a fazer grupos de grupos de grupos, você acaba caindo na situação descrita na tirinha abaixo...
Afinal, a idéia da organização é fazer as coisas parecerem menores (e melhores), não maiores... Pense nisso, divida sua bagunça em grupos de que você possa lembrar (seis talvez seja o número máximo, se não houver muitos sub-itens) e deixe o resto com sistemas de informação como o ERP e o Business Intelligence, cujo trabalho é justamente “guardar”, no caso do primeiro, e “encontrar” o que foi guardado, no caso do segundo.
Parece simples, não?! Mas o sistema de organização do seu negócio precisa ser definido antes da aquisição dos sistemas, para que o que foi organizado possa ser "mantido" por eles. Afinal, como lembra Luiza Dalmazo (do blog de Governança da ComputerWorld), "prática não é produto"!
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