Erros de Gestão - Parte III

A Gestão do Tempo, de que já falamos aqui, também é um importante item na lista de problemas de gestão que estamos explorando. Quando mal conduzida, ou subestimada, pode trazer muitos problemas para a empresa.

A apresentação abaixo, traduzida para o português por JoaoPL, pode iluminar alguns importantes pontos sobre esse assunto, por isso a disponibilizamos para você.

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A apresentação tenta mostrar quão ineficazes são as formas normais de gerirmos o nosso tempo profissional e aponta pistas para melhorarmos o nosso desempenho e qualidade de vida. Confira!

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Link para apresentação original, em inglês: http://www.slideshare.net/damone/time-management-7439

Erros de Gestão - Parte II

De acordo com nosso post anterior, o segundo maior erro de gestão diz respeito a problemas de planejamento.

Existem muitos tipos e técnicas de planejamento, mas vamos abordar aqui dois tipos principais, que dizem respeito ao conjunto da empresa, e não apenas uma determinada área. Um deles serve para fazer o negócio nascer. O outro, para permitir que ele cresça e prospere.

O primeiro diz respeito ao que comumente se chama de Plano de Negócios, que é um documento que descreve por escrito quais são os objetivos de um negócio e quais passos devem ser dados para que esses objetivos sejam alcançados. Ele formaliza o foco, as prioridades, as condições de possibilidade do negócio e deve ser feito ANTES da empresa ser aberta, a fim de minimizar os riscos e planejar todas as etapas do empreendimento.

No site do SEBRAE MINAS, o empresário iniciante encontra vasto conteúdo sobre esse tipo de planejamento, além de manuais que explicam como elaborar um bom plano de negócios e de softwares de planejamento capazes de amparar esse processo. Além disso, o Sebrae disponibiliza um serviço de consultoria à distância que avalia o plano de negócios do empreendedor, apontando problemas e evitando, assim, problemas futuros.

O segundo tipo "principal" de planejamento diz respeito ao mais do que conhecido (mas nem sempre executado) Planejamento Estratégico. Construído a partir dos objetivos e etapas definidos no plano inicial, esse planejamento diz respeito, principalmente, às estratégias que devem ser seguidas para que a empresa cumpra seus objetivos, supere-os e mantenha-se firme no caso de contratempos inesperados. Ele deve ser (re)feito continuadamente, todos os anos ou semestres, dependendo da empresa, porque diz respeito à sua continuidade no mercado.

Observado de maneira simples, o planejamento estratégico serve para, estrategicamente, colocar a empresa na melhor posição possível no mercado. Isso não tem a ver com estratégias militares? Tem sim, como o próprio nome já diz. Então, se aprofundarmos um pouco a metáfora, toda a complexidade dessa tão importante ferramenta torna-se um pouco mais clara. Então, vejamos.

1 - Um exército não precisa ir para a guerra com exímios combatentes, armados com as melhores armas? Sim. Então, sua empresa também precisa ir para o mercado com os melhores funcionários que encontrar, treinados da melhor maneira possível, motivados, alinhados com os objetivos da empresa e armados com as ferramentas tecnológicas mais funcionais, produtivas e fáceis de manejar do mercado.

Como fazer tudo isso? Planejando. Reservando caixa para treinamento contínuo de pessoal, pesquisando no mercado soluções simples mas poderosas, que atendam às suas demandas sem esvaziar o seu bolso. Motivando sempre seus colaboradores e priorizando sempre o humano em lugar do financeiro (melhor tipo de motivação que existe). Entre outras coisas.

2 - Um exército não precisa estar bem posicionado no campo de batalha, para que não seja cercado pelo inimigo? Claro. Então, sua empresa precisa estar muito bem focada, posicionando-se no mercado de maneira clara, oferecendo produtos e serviços de qualidade aos clientes que realmente precisam e desejam esses produtos (mercados de nicho são muito mais rentáveis).

Como fazer tudo isso? Planejando. Reservando tempo e dinheiro para pesquisar a fundo o seu mercado, os seus clientes, o que eles REALMENTE querem e desejam. Pesquisando sempre novos mercados, novas oportunidades de negócio e novas técnicas de produção/estoque/vendas. Investindo em treinamento para que os colaboradores tratem seus clientes da melhor maneira possível. Investindo em qualidade crescente para seus produtos e serviços. E muito mais.

3 - Um exército não precisa de uma forte ligação entre seus membros, principalmente entre os que estão vendo o avanço das tropas de cima e os que estão na linha de frente da batalha? Definitivamente sim. Então, sua empresa também precisa de uma comunicação eficiente, clara e de confiança entre seus membros, principalmente entre superiores e subordinados.

Como conquistar tudo isso? Planejando. Programando ações combinadas e reuniões periódicas que somem em vez de diminuir. Integrando todos os colaboradores e parceiros em uma rede de confiança e compromisso, onde TODOS saibam para onde a empresa pretende ir, e o que eles ganharão se a ajudarem nessa batalha.

4 - E finalmente, um exército não precisa conhecer o exército inimigo? Sim, sim, sim, sim! Então, sua empresa precisa conhecer a concorrência a fundo. Em todos os detalhes.

Como fazer isso? Planejando. Reservando pessoal e dinheiro para pesquisas de mercado. Observando de perto os concorrentes, visitando-os, acompanhando sua evolução.

Muitas outras associações podem ser feitas, mas cremos que o objetivo foi cumprido, que é o de apontar para a importância do planejamento na vida de uma empresa. Quando ele não existe, é incoerente com os objetivos da empresa ou inconsistente, é fácil ver o que acontece: a empresa perde a guerra. Às vezes, com baixas consideráveis e fatais.

Quando se planeja de maneira eficiente, tempo e dinheiro não são fatores limitadores - Pense nisso!

Para aprender mais, confira no Portal da Administração o ótimo artigo de Nori Lúcio Júnior, onde o tema é abordado através de 10 itens muito bem explicados!

Erros de Gestão - Parte I

De acordo com nossa experiência, os cinco principais erros de gestão são os seguintes:

1. Falta de Clareza / Foco.
2. Falta (ou problemas) de planejamento.
3. Gestão do Tempo deficitária.
4. “Incêndios”.
5. Problemas financeiros.

Todas eles se relacionam entre si, como é fácil de ver. O fato de não ter clareza sobre o que é o seu negócio (ou onde você quer chegar com ele) gera problemas de priorização de atividades (gestão do tempo) e pode levar a planejamentos inconsistentes, inclusive financeiros. A falta de planejamento faz com que os “incêndios” apareçam e que se passe muito tempo apagando-os, no lugar de planejar novas abordagens e estratégias. Os “incêndios” geram problemas financeiros também, pois acontece de alguns projetos não trazerem lucro significativo para a empresa, tamanho o número de problemas que trouxeram. Com o endividamento, a possibilidade de se poder “parar” para planejar e redimensionar o que for necessário se reduz muito, o que acaba gerando mais incêndios, mais problemas e cada vez menos clareza e falta de foco.

Se sua empresa vive um cotidiano de incêndios e problemas financeiros (itens 4 e 5), o chamado “círculo vicioso” da gestão deficitária já se estabeleceu. Nesse caso, é imprescindível arrumar tempo e disposição para retomar os itens 1, 2 e 3, sem deixar de tentar resolver os problemas relativos a 4 e 5. Parece difícil? Sem dúvida, mas não é impossível. No entanto, se os três primeiros itens não forem considerados, o círculo vicioso vai fazer cada vez mais estragos, podendo levar à bancarrota.

Para não conviver com incêndios ou problemas financeiros, é preciso cuidar muito bem dos três primeiros itens. Portanto, vamos ver cada um deles separadamente. Nesse post, falaremos sobre o primeiro, a necessidade de foco.

Muitos pensam que foco e clareza de objetivos é algo simples de se determinar. Mas isso não é verdade.

Há dois problemas aí. Quando se determina o foco e o objetivo sem o necessário conhecimento para tal, corre-se o risco de desenhar objetivos ingênuos, sem pé na realidade imaturos, portanto. É comum ver projetos de negócio com esses problemas em turmas iniciantes de administração, mas não é incomum ver esse mesmo tipo de problema no mercado.

Portanto, o primeiro passo para a clareza é o conhecimento. É o estudo detalhado do tipo de negócio, do mercado onde ele será inserido e de muitas outras variáveis importantes. Para se ter uma visão clara e objetiva, é preciso muito trabalho.

O segundo problema relacionado ao foco do negócio é a sua apenas aparente fixidez. Muitos pensam que, depois de estudar muito e fechar um plano de negócios consistente, basta tocar em frente e ver o barco avançar. No entanto, mesmo esse plano original, ou estrutural, como muitos chamam, precisa ser revisto de vez em quando. Ou de quando em sempre.

Isso porque TUDO na vida humana muda. E no mundo dos negócios, essas mudanças são, às vezes, abruptas demais, levando muitas empresas a sucumbir de uma hora para outra. Os mercados mudam, os clientes mudam, as expectativas dos consumidores mudam (e como), seus colaboradores mudam, você muda.

Portanto, o foco e os objetivos do seu negócio devem sempre levar em conta essas mudanças e tentar se adaptar a elas quando necessário. Às vezes, será preciso apenas “contornar” o obstáculo; às vezes, será necessário “tirá-lo” do caminho; e às vezes, é preciso mesmo mudar de direção.

Soluções Mágicas, Respostas Prontas - Mitos que Impedem o Crescimento dos Negócios... E do Brasil!

Marcelo Coppola, editor-executivo de Época NEGÓCIOS, discutiu no seu blog Inovação um assunto muito interessante - o perigo dos mitos no mundo dos negócios.

No post em questão, ele fala sobre o livro de Jeffrey Pfeffer e Robert Sutton, A Verdade dos Fatos (Editora Campus/Elsevier), lançado há pouco no Brasil. O livro alerta contra as receitas fáceis dos autores de best-sellers e defende um “gerenciamento baseado em evidências”, no qual os fatos interessam mais do que as soluções mágicas.

Coppola mostra ainda - através de um quadro retirado do livro - como as "verdades" oferecidas pelos best-sellers de negócios são muito variadas e, muitas vezes, opostas entre si.

Esse assunto nos interessa porque evidencia um problema muito grave da nossa cultura, principalmente no caso do Brasil: o desejo por respostas fáceis e fórmulas mágicas para resolver problemas complexos.

Ora, amadurecer implica, necessariamente, em aprender a lidar com problemas complexos, com múltiplas variáveis, e a reconhecer que eles não podem ser resolvidos num piscar de olhos ou num passe de mágica (como acreditam as crianças), mas sim com muito esforço, dedicação, planejamento e, principalmente, energia.

Não queremos dizer aqui que as idéias desses pensadores não sejam razoáveis ou que não possam ser aplicadas. Importante é desenvolver o espírito crítico e procurar avaliar se aquela idéia ou plano pode ser aplicado ao seu problema, tentando imaginar que espécies de soluções ela pode trazer. O mais provável é que ela resolva partes do problema, ou que possa gerar insights que ajudem a encontrar outras soluções. Mas, se as mangas não forem arregaçadas para tirar essas idéias do papel, nada acontecerá.

Em outras palavras, a leitura dos best-sellers, sejam eles de negócios ou não, deve vir acompanhada de maturidade, reconhecendo que ali não está uma solução fácil, mas uma idéia que" pode" ajudá-lo a resolver alguns gargalos, a ter outras idéias, a desenvolver outras capacidades, a trabalhar de outras formas.

E de novo: FÓRMULAS MÁGICAS NÃO EXISTEM! Os que esperam por elas, ou ainda não cresceram, ou compartilham do desejo (comum no Brasil) de vencer com pouco esforço. E são justamente as ações orientadas por esse "desejo" que atrapalham muitos negócios, que jogam areia nas negociações, que impedem relações maduras, baseadas na confiança, no compartilhamento de problemas, na construção de um país melhor para todos.

Essa idéia está afinada com a que está exposta por Clemente Nóbrega na magífica reportagem da Época NEGÓCIOS desse mês - Por que o Brasil é ruim de inovação?

Para Nóbrega, não inovamos por muitos motivos, mas o principal deles é a falta de confiança (geral) que permeia as relações na nossa sociedade.

Ele afirma, por exemplo, que o tripé "reciprocidade- justiça-confiança é o eixo central em qualquer comunidade inovadora. A percepção de que “as coisas são injustas por aqui” corrói e trava tudo".

Resta-nos, no entanto, uma alternativa - parar de procurar respostas fáceis e trabalhar arduamente para fazer com que a ética, o compromisso e o respeito estejam presentes em todos, repetimos, TODOS os campos da nossa sociedade, inclusive, claro, no mundo dos negócios.

Considerações sobre a Rodada de Negócios do Sul de Minas

By Tércio Ribeiro de Barros
Diretor de Relacionamento
QUANTUM Tecnologia & Gestão Empresarial

Nos dias 03 e 04 de outubro, participei da Rodada de Negócios do Sul de Minas, em Pouso Alegre, que reuniu 279 empresas fornecedoras e 35 empresas compradoras. A experiência mostrou-se muito enriquecedora, por vários motivos.

Em primeiro lugar, o evento foi muito bem organizado pelo SEBRAE MG, que escolheu muito bem o local e as empresas participantes. A logística do evento também foi muito bem pensada, não tendo havido espaço para maiores contratempos.

Em segundo lugar, a qualidade das empresas participantes e o nível de seus representantes permitiram trocas de informações muito relevantes e muitos contatos! Os contatos "informais" que aconteceram no saguão principal também foram muito produtivos, às vezes até superando os que tinham sido previamente agendados pela comissão organizadora. Além disso, a inclusão das empresas no Catálogo de Oportunidades permitiu que encontrássemos contatos e demandantes com facilidade.

Finalmente, a interação com as pessoas também foi muito boa, valeu ter conhecido tanta gente de talento, iniciativa e criatividade, sem falar nas pessoas da região, que nos receberam muitíssimo bem.

Enfim, o evento foi muito bom, tanto em termos de negócios e de oportunidades quanto em termos de experiência pessoal. A interação pessoal é uma forma de contato muito instigante, que ultrapassa as possibilidades de contato "à distância", como a web ou o telefone, e acaba permitindo descobrir aspectos ou oportunidades que não seriam possíveis a não ser pessoalmente.

Quero, em nome de toda a Quantum, parabenizar os organizadores pela iniciativa e pela organização em geral, e aproveito para dizer que quero ser convidado para os próximos eventos!

A Quantum recomenda: 7º EVENTO TÉCNICO – PMI/MG

No sétimo evento técnico do PMI em MG, o destaque será a palestra de Nelson Bernis Abdo, PMP e Gerente de Programa de Projetos Estruturadores da Secretaria de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior do Estado de Minas Gerais.

O título da palestra é A liderança como fator crítico de sucesso em projetos. A palestra versará sobre a importância da liderança, de como um gerente se impõe como líder e faz de sua equipe não apenas uma equipe de colaboradores, mas sim de seguidores. A palestra analisará ainda o filme O vôo do Fênix e sua estreita relação com o processo de gerenciamento de equipes em um projeto.

Data: 15 de outubro de 2007 – Segunda-feira
Horário: De 18:30 às 20:30
Local: Rua Tomé de Souza, nº 67, 3º andar, Funcionários.

(atrás do Corpo de Bombeiros da Avenida Afonso Pena)

Agenda:

• 18h30 às 18h45: Lanche de Confraternização.
• 18h45 às 19h00: Abertura.
• 19h00 às 20h10: Palestra - A liderança como fator crítico de sucesso em projetos.
• 20h10 às 20h30: Perguntas e Dúvidas.

Investimento:

• Membros do PMI-MG: Gratuito
• Membros da Sucesu-MG e PMI: R$10,00.
• Demais profissionais: R$15,00.
• O pagamento deverá ser efetuado no local

Inscrições:
Somente através do e-mail eventos@pmimg.org.br (informando empresa, email, telefone e PMI ID, se for membro).

Realização:
Project Management Institute – Capítulo Minas Gerais (PMI-MG)
Telefone: (31) 3280-3302

Apoio:

Língua estrangeira na Web

Mais uma dica para os amantes de idiomas. Dessa vez, do blog Favoritos, de Luiza Voll, uma blog obrigatório para quem gosta de novidades e dicas interessantes.

A dica é o site Mango, que ofere 11 cursos gratuitos de línguas. Você pode escolher entre espanhol, russo, grego, alemão, chinês, japonês, francês, italiano e polonês. A medida que você vai progredindo, vai testando seu conhecimento. Cada curso tem mais ou menos 100 lições, dadas em inglês.

Escolha sua língua e bom estudo!

Comparação de tarifas bancárias

Em meados de setembro, a Febraban colocou na internet dados de 46 tipos de serviços cobrados por 10 grandes bancos de varejo para que o consumidor possa comparar os preços e escolher o banco que mais atenda aos seus propósitos.

Vale a pena conferir esse importante serviço que, de acordo com os organizadores, vai trazer "maior transparência e comparabilidade real às tarifas praticadas pelas Instituições Financeiras por seus produtos e serviços".

Fazemos votos de que esse tipo de iniciativa se espalhe por todas as áreas e segmentos. O consumidor é quem sai ganhando, bem como aquelas empresas que estiverem cobrando justamente por seus serviços.

No entanto, vale sugerir que não é só de preços e tarifas que vive uma boa parceria. O consumidor deve tomar esses elementos como um dado entre outros antes de decidir. Afinal, fatores como qualidade de atendimento, rapidez na resolução de problemas e, no caso dos bancos, gestão eficiente dos recursos, também devem ser levados em conta.

Confira: Sistema de Divulgação de Tarifas de Serviços Financeiros da Febraban

Parcerias vencedoras: Alinhamento entre TI e áreas de negócio

Já comentamos aqui sobre o processo de desenvolvimento de um software e a necessidade de acompanhamento e planejamento contínuos de todo o processo, desde o esboço das demandas (requisitos) iniciais até a implantação.

Hoje, vamos nos concentrar em uma questão muito importante. Para que um software seja bem utilizado por seus usuários, em toda a sua potencialidade, é importante que algumas questões relativas ao “alinhamento” entre a área de TI e as diversas áreas de negócio que vão utilizar a solução sejam observadas.

Quando a área de TI precisa “comprar” ou desenvolver um sistema que vai impactar diretamente no trabalho de muitas pessoas e áreas da empresa, a integração entre essas áreas e a área de TI é essencial.

O investimento da diretoria e dos líderes da área/departamento em questão (se a empresa toda for utilizar a solução, todos os diretores e gerentes devem participar do processo) é o primeiro passo para fazer as negociações e reuniões posteriores darem certo. Esses líderes precisam “comprar” a idéia, uma vez que são eles que vão acompanhar o processo de implantação e treinamento e as mudanças que esses processos trazem. Também são eles que vão acompanhar os resultados e conviver, cotidianamente, com o sistema.

Portanto, se eles estiverem presentes também na fase de determinação de requisitos, e puderem, se não tomar decisões, pelo menos participar das discussões, “traduzindo” para os profissionais de TI como funciona o seu departamento ou área e que rotinas e tarefas o sistema EFETIVAMENTE deve fazer, o resultado final será bem próximo do ótimo, senão do excelente.

As fases de planejamento do desenvolvimento (ou da implantação) do sistema também são muito importantes, e é imprescindível a presença dos gerentes das áreas afetadas nessas etapas. Se sua presença já é importante nas primeiras fases do planejamento, que dirá das intermediárias, onde são feitas revisões e/ou modificações no plano original.

Pensem bem, se essas mudanças não forem comunicadas, ou negociadas, com as pessoas que vão utilizar realmente o sistema (ou com o seu “representante”), como se pode esperar que o projeto como um todo dê certo? A “manutenção” do alinhamento, portanto, também é um fator preocupante e que não pode ser desconsiderado.

Às vezes, em projetos muito longos, as fases iniciais de planejamento e definição de expectativas são enfrentadas com entusiasmo, mas, com o passar do tempo, os ânimos arrefecem ou se misturam com inúmeras outras tarefas, então o projeto de desenvolvimento ou implantação do sistema acaba sendo “acompanhado” de perto apenas pelos profissionais da área de TI, o que acaba pondo em risco todo o investimento inicial.

Para que nada disso aconteça, portanto, é preciso planejar muito, envolver ativamente todos os interessados no processo e manter esse envolvimento e participação até o final.

Para tanto, a reportagem da ComputerWorld dá algumas dicas. E preciosas!

Listamos algumas abaixo, mas você pode conferir a reportagem toda aqui.

Truques práticos de alinhamento entre TI e áreas de negócio:

• Não permita agendas secretas. Exija que todas as partes interessadas esclareçam suas expectativas no início. Depois discuta-as até haver consenso.
• Estabeleça metas em conjunto. Não deixe que os líderes de negócio ditem as expectativas.
  Deixe claro, no início, o custo das mudanças. Certifique-se de que as partes interessadas entendam que uma mudança em um aspecto - budget, prazo ou escopo -- afetará os outros dois.
• Descubra qual é a prioridade da unidade de negócio em cada projeto: cumprir prazo, cortar custos ou criar uma nova funcionalidade. Depois se concentre nesta prioridade.
• Reúna profissionais de negócio e de TI, se possível. Nada supera as reuniões frente a frente freqüentes com os responsáveis pelo negócio. Não receie um excesso de comunicação.
• Explique aos usuários finais como e por que o suporte mudará se você terceirizou uma atividade de TI.

Siga as regras e boa sorte!