Importância e Benefícios da Controladoria

Rodrigo Bianchini Christo

Consultor QUANTUM

A utilização dos recursos da controladoria é de vital importância para dar confiabilidade, velocidade e segurança à fluidez das informações e ao processo de tomada de decisões. Ao lado da contabilidade, a controladoria emerge como uma instância crucial para as empresas, porque é por meio da controladoria que se pratica a boa contabilidade, que se produz as informações necessárias para várias instâncias e finalidades externas e internas. A importância da controladoria é tão grande que já existe quem defenda a sua vinculação direta aos conselhos de administração das companhias.

Uma gestão estratégica da controladoria busca posicionar a área financeira, tesouraria, faturamento, custos e contabilidade sob uma perspectiva de controle e gestão integrada. O desafio é acompanhar todas as etapas do fluxo de informações - desde o planejamento estratégico, passando pelos planos de ação, orçamentos, avaliação de performance e conseqüente correções de seus cursos - sempre procurando garantir a qualidade das informações, a fim de financiar a auto-sustentabilidade empresarial.

Infelizmente, a postura cultural de pouca valorização da informação por acionistas, controladores e dirigentes empresariais no Brasil tem grande potencial para reduzir a qualidade dos produtos contábeis disponibilizados pelas empresas. Mas a evolução do ambiente institucional é inexorável – mesmo com a lentidão – e a tendência de longo prazo é de valorização da contabilidade, das controladorias e dos seus profissionais.

A controladoria tem como funções principais exercer o controle contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial da instituição. Com sua visão ampla e generalista, o controller influencia e assessora todos os outros departamentos da empresa, onde as informações são geradas e colocadas à disposição dos executivos para a tomada de decisões.

O controller elabora mensalmente relatórios complexos de análise da performance da gestão, por segmento, setor e produtos, recomendando e orientando quanto à execução dos processos de forma que salvaguarde o capital e atinja os objetivos institucionais.

Assim é a controladoria, uma atividade de grande importância dentro das organizações, pois é por meio da análise dos dados por ela gerados que se discutem os rumos a seguir, observando-se, evidentemente, as tendências mercadológicas e organizacionais, bem como os fundamentos macroeconômicos.

A controladoria pode trazer muitos benefícios para as empresas, como:

• Criar estratégias comerciais para encaminhar mercadorias paradas no estoque há muito tempo;
• Efetuar um controle do mercado externo para analisar fatores de impacto;
• Controlar semanalmente o planejamento orçamentário, oferecendo soluções para chegar o mais próximo possível das metas do orçamento;
• Oferecer soluções em logística, qualidade em atendimento ao cliente PF e PJ;
• Oferecer atendimento à diretoria através de controles atualizados (planilhas, relatórios, informativos de alertas);
• Oferecer respostas consistentes a perguntas como: "posso comprar mais ou não, devo ampliar o negócio ou não"?

Artigo de Rodrigo Bianchini Christo
Consultor QUANTUM

Quanto mais simples melhor! Parte II

A segunda lei da simplicidade é a organização.

Evidentemente, quando as coisas estão muito bagunçadas, seja em casa, na vida pessoal ou nos negócios, tudo parece maior e mais difícil de resolver. Até porque as coisas mais simples tornam-se trabalhos de Hércules, como encontrar as chaves de casa, marcar uma hora no dentista ou conseguir em duas horas dados suficientemente confiáveis para convencer os acionistas a ficar com você.

De acordo com Maeda, a organização faz um sistema grande parecer menor. Para ele, um procedimento de des-complicação rápida (usando a lei da redução) pode até ajudar no curto prazo. De posse das perguntas – o que guardar, e onde -, e com algumas "mãos" pra ajudar, em pouco tempo se arruma muita coisa. O problema é que essa arrumação não dura muito se não houver um “sistema” previamente definido de organização.

Temos falado muito aqui nesse blog sobre planejamento e organização. Isso é natural em uma empresa que vem tentando se adequar a programas de qualidade e a bibliotecas de boas práticas como o MPS.BR, o ITIL e outros. Mas é mais natural ainda em uma empresa que está crescendo e não só não quer perder a qualidade como também quer aumentá-la.

É claro que planejar é demorado, custoso e difícil, mas ganha-se muito tempo e dinheiro depois que as coisas já estão em seus devidos lugares. Isso é um fato. Poder-se-ia pensar que a forma mais “simples” de organizar seria deixar bagunçado, mas isso não é verdade. Com o tempo, a bagunça pode ficar simplesmente insustentável. No caso das empresas, “quebrável” seria uma melhor palavra.

A simplicidade deve ser conquistada com algum esforço, e quanto maior for esse esforço no “princípio”, quando as coisas ainda estão no papel (esse é o caso dos projetos e planos estratégicos), tanto menor ele será depois, quando será preciso apenas manter arrumado o que já está.

Maeda nos dá uma regra que pode ser muito útil quando o assunto é organizar: antes de começar a arrumar, descarte (use a regra número 01!). Depois, arrume tudo de acordo com um sistema suficientemente simples. Ou seja, divida tudo em grupos. Quanto menor o número de grupos, melhor!

O caso da divisão hierárquica nas empresas é bem sintomático. Se você começa a dividir demais, organizar demais, a fazer grupos de grupos de grupos, você acaba caindo na situação descrita na tirinha abaixo...

Afinal, a idéia da organização é fazer as coisas parecerem menores (e melhores), não maiores... Pense nisso, divida sua bagunça em grupos de que você possa lembrar (seis talvez seja o número máximo, se não houver muitos sub-itens) e deixe o resto com sistemas de informação como o ERP e o Business Intelligence, cujo trabalho é justamente “guardar”, no caso do primeiro, e “encontrar” o que foi guardado, no caso do segundo.

Parece simples, não?! Mas o sistema de organização do seu negócio precisa ser definido antes da aquisição dos sistemas, para que o que foi organizado possa ser "mantido" por eles. Afinal, como lembra Luiza Dalmazo (do blog de Governança da ComputerWorld), "prática não é produto"!

Erros de Gestão - Parte II

De acordo com nosso post anterior, o segundo maior erro de gestão diz respeito a problemas de planejamento.

Existem muitos tipos e técnicas de planejamento, mas vamos abordar aqui dois tipos principais, que dizem respeito ao conjunto da empresa, e não apenas uma determinada área. Um deles serve para fazer o negócio nascer. O outro, para permitir que ele cresça e prospere.

O primeiro diz respeito ao que comumente se chama de Plano de Negócios, que é um documento que descreve por escrito quais são os objetivos de um negócio e quais passos devem ser dados para que esses objetivos sejam alcançados. Ele formaliza o foco, as prioridades, as condições de possibilidade do negócio e deve ser feito ANTES da empresa ser aberta, a fim de minimizar os riscos e planejar todas as etapas do empreendimento.

No site do SEBRAE MINAS, o empresário iniciante encontra vasto conteúdo sobre esse tipo de planejamento, além de manuais que explicam como elaborar um bom plano de negócios e de softwares de planejamento capazes de amparar esse processo. Além disso, o Sebrae disponibiliza um serviço de consultoria à distância que avalia o plano de negócios do empreendedor, apontando problemas e evitando, assim, problemas futuros.

O segundo tipo "principal" de planejamento diz respeito ao mais do que conhecido (mas nem sempre executado) Planejamento Estratégico. Construído a partir dos objetivos e etapas definidos no plano inicial, esse planejamento diz respeito, principalmente, às estratégias que devem ser seguidas para que a empresa cumpra seus objetivos, supere-os e mantenha-se firme no caso de contratempos inesperados. Ele deve ser (re)feito continuadamente, todos os anos ou semestres, dependendo da empresa, porque diz respeito à sua continuidade no mercado.

Observado de maneira simples, o planejamento estratégico serve para, estrategicamente, colocar a empresa na melhor posição possível no mercado. Isso não tem a ver com estratégias militares? Tem sim, como o próprio nome já diz. Então, se aprofundarmos um pouco a metáfora, toda a complexidade dessa tão importante ferramenta torna-se um pouco mais clara. Então, vejamos.

1 - Um exército não precisa ir para a guerra com exímios combatentes, armados com as melhores armas? Sim. Então, sua empresa também precisa ir para o mercado com os melhores funcionários que encontrar, treinados da melhor maneira possível, motivados, alinhados com os objetivos da empresa e armados com as ferramentas tecnológicas mais funcionais, produtivas e fáceis de manejar do mercado.

Como fazer tudo isso? Planejando. Reservando caixa para treinamento contínuo de pessoal, pesquisando no mercado soluções simples mas poderosas, que atendam às suas demandas sem esvaziar o seu bolso. Motivando sempre seus colaboradores e priorizando sempre o humano em lugar do financeiro (melhor tipo de motivação que existe). Entre outras coisas.

2 - Um exército não precisa estar bem posicionado no campo de batalha, para que não seja cercado pelo inimigo? Claro. Então, sua empresa precisa estar muito bem focada, posicionando-se no mercado de maneira clara, oferecendo produtos e serviços de qualidade aos clientes que realmente precisam e desejam esses produtos (mercados de nicho são muito mais rentáveis).

Como fazer tudo isso? Planejando. Reservando tempo e dinheiro para pesquisar a fundo o seu mercado, os seus clientes, o que eles REALMENTE querem e desejam. Pesquisando sempre novos mercados, novas oportunidades de negócio e novas técnicas de produção/estoque/vendas. Investindo em treinamento para que os colaboradores tratem seus clientes da melhor maneira possível. Investindo em qualidade crescente para seus produtos e serviços. E muito mais.

3 - Um exército não precisa de uma forte ligação entre seus membros, principalmente entre os que estão vendo o avanço das tropas de cima e os que estão na linha de frente da batalha? Definitivamente sim. Então, sua empresa também precisa de uma comunicação eficiente, clara e de confiança entre seus membros, principalmente entre superiores e subordinados.

Como conquistar tudo isso? Planejando. Programando ações combinadas e reuniões periódicas que somem em vez de diminuir. Integrando todos os colaboradores e parceiros em uma rede de confiança e compromisso, onde TODOS saibam para onde a empresa pretende ir, e o que eles ganharão se a ajudarem nessa batalha.

4 - E finalmente, um exército não precisa conhecer o exército inimigo? Sim, sim, sim, sim! Então, sua empresa precisa conhecer a concorrência a fundo. Em todos os detalhes.

Como fazer isso? Planejando. Reservando pessoal e dinheiro para pesquisas de mercado. Observando de perto os concorrentes, visitando-os, acompanhando sua evolução.

Muitas outras associações podem ser feitas, mas cremos que o objetivo foi cumprido, que é o de apontar para a importância do planejamento na vida de uma empresa. Quando ele não existe, é incoerente com os objetivos da empresa ou inconsistente, é fácil ver o que acontece: a empresa perde a guerra. Às vezes, com baixas consideráveis e fatais.

Quando se planeja de maneira eficiente, tempo e dinheiro não são fatores limitadores - Pense nisso!

Para aprender mais, confira no Portal da Administração o ótimo artigo de Nori Lúcio Júnior, onde o tema é abordado através de 10 itens muito bem explicados!

Erros de Gestão - Parte I

De acordo com nossa experiência, os cinco principais erros de gestão são os seguintes:

1. Falta de Clareza / Foco.
2. Falta (ou problemas) de planejamento.
3. Gestão do Tempo deficitária.
4. “Incêndios”.
5. Problemas financeiros.

Todas eles se relacionam entre si, como é fácil de ver. O fato de não ter clareza sobre o que é o seu negócio (ou onde você quer chegar com ele) gera problemas de priorização de atividades (gestão do tempo) e pode levar a planejamentos inconsistentes, inclusive financeiros. A falta de planejamento faz com que os “incêndios” apareçam e que se passe muito tempo apagando-os, no lugar de planejar novas abordagens e estratégias. Os “incêndios” geram problemas financeiros também, pois acontece de alguns projetos não trazerem lucro significativo para a empresa, tamanho o número de problemas que trouxeram. Com o endividamento, a possibilidade de se poder “parar” para planejar e redimensionar o que for necessário se reduz muito, o que acaba gerando mais incêndios, mais problemas e cada vez menos clareza e falta de foco.

Se sua empresa vive um cotidiano de incêndios e problemas financeiros (itens 4 e 5), o chamado “círculo vicioso” da gestão deficitária já se estabeleceu. Nesse caso, é imprescindível arrumar tempo e disposição para retomar os itens 1, 2 e 3, sem deixar de tentar resolver os problemas relativos a 4 e 5. Parece difícil? Sem dúvida, mas não é impossível. No entanto, se os três primeiros itens não forem considerados, o círculo vicioso vai fazer cada vez mais estragos, podendo levar à bancarrota.

Para não conviver com incêndios ou problemas financeiros, é preciso cuidar muito bem dos três primeiros itens. Portanto, vamos ver cada um deles separadamente. Nesse post, falaremos sobre o primeiro, a necessidade de foco.

Muitos pensam que foco e clareza de objetivos é algo simples de se determinar. Mas isso não é verdade.

Há dois problemas aí. Quando se determina o foco e o objetivo sem o necessário conhecimento para tal, corre-se o risco de desenhar objetivos ingênuos, sem pé na realidade imaturos, portanto. É comum ver projetos de negócio com esses problemas em turmas iniciantes de administração, mas não é incomum ver esse mesmo tipo de problema no mercado.

Portanto, o primeiro passo para a clareza é o conhecimento. É o estudo detalhado do tipo de negócio, do mercado onde ele será inserido e de muitas outras variáveis importantes. Para se ter uma visão clara e objetiva, é preciso muito trabalho.

O segundo problema relacionado ao foco do negócio é a sua apenas aparente fixidez. Muitos pensam que, depois de estudar muito e fechar um plano de negócios consistente, basta tocar em frente e ver o barco avançar. No entanto, mesmo esse plano original, ou estrutural, como muitos chamam, precisa ser revisto de vez em quando. Ou de quando em sempre.

Isso porque TUDO na vida humana muda. E no mundo dos negócios, essas mudanças são, às vezes, abruptas demais, levando muitas empresas a sucumbir de uma hora para outra. Os mercados mudam, os clientes mudam, as expectativas dos consumidores mudam (e como), seus colaboradores mudam, você muda.

Portanto, o foco e os objetivos do seu negócio devem sempre levar em conta essas mudanças e tentar se adaptar a elas quando necessário. Às vezes, será preciso apenas “contornar” o obstáculo; às vezes, será necessário “tirá-lo” do caminho; e às vezes, é preciso mesmo mudar de direção.

Como ter sucesso no desenvolvimento de projetos de TI - Parte II: Gerência de Projetos

Para desenvolver projetos de Tecnologia da Informação com sucesso, como já vimos no primeiro post desta série, é importante que todas as etapas sejam planejadas e desenvolvidas de acordo com regras precisas e claras, preferencialmente ligadas a algum modelo de qualidade, como o CMMI.

Estamos abordando aqui, como se sabe, as regras propostas pelo MPS.BR, o programa para melhoria de processo do software brasileiro, que é, na nossa opinião, mais adaptado à realidade do nosso país.

No post anterior, falamos sobre Gerência de Requisitos (GRE). Hoje falaremos um pouco mais sobre a Gerência de Projetos (GPR).

O própósito da Gerência de Projetos é, como o nome já diz, gerenciar tudo o que for relativo a cada projeto de desenvolvimento de um software. Por "tudo", entenda-se os planos que definem as atividades que serão necessárias para que ele se concretize, os recursos disponíveis e os por conseguir, as responsabilidades do projeto, entre outras coisas.

Além de tudo isso, a Gerência de Projetos deve reunir e disponibilizar todas as informações relacionadas ao projeto e ao seu andamento. Essas informações permitirão fazer correções se houver problemas no desempenho.

Como o MPS-BR é um modelo hierárquico, as exigências são propostas de acordo com o nível de maturidade que a empresa quer atingir. Assim, a Gerência de Projetos dos primeiros níveis faz exigências mais estruturais, mais básicas, enquanto a Gerência de Projetos dos níveis mais altos exige monitoração e planejamento mais apurados, mais complexos, voltados para empresas mais amadurecidas.

Mas falemos um pouco dessas exigências "estruturais", imprescindíveis para que qualquer projeto de desenvolvimento de software dê certo. Ou seja, falemos das regras para o primeiro nível de maturidade a ser alcançado: o nível G - Parcialmente Gerenciado.

Portanto, para que sua empresa seja considerada "Parcialmente Gerenciada", ela precisa obedecer às seguintes exigências:

• O escopo de trabalho para o projeto deve estar bem definido.
• As tarefas e os produtos de trabalho do projeto devem ser bem dimensionados, utilizando métodos apropriados para isso.
• O modelo e as fases do ciclo de vida do projeto devem ser definidos.
• O esforço e o custo para a execução das tarefas e dos produtos de trabalho devem ser estimados (via dados históricos ou referências técnicas).
• O orçamento e o cronograma do projeto, incluindo marcos e/ou pontos de controle, devem ser estabelecidos e mantidos.
• Os riscos do projeto devem ser identificados, bem como seu possível impacto, probabilidade de ocorrência e prioridade de tratamento.
• Os recursos humanos para o projeto devem ser planejados de acordo com seu perfil e conhecimento.
• As tarefas, os recursos e o ambiente de trabalho necessários para executar o projeto devem ser bem planejados.
• Os dados relevantes do projeto devem ser identificados e planejados quanto à forma de coleta, armazenamento e distribuição.
• Todos os planos para a execução do projeto devem ser estabelecidos e reunidos no "Plano do Projeto".
• Depois de pronto o Plano de Projeto, deve ser avaliada a viabilidade das metas estabelecidas, de acordo com os recursos disponíveis e possíveis restrições. Se necessário, ajustes devem ser feitos nessa etapa.
• O Plano de Projeto deve ser revisado por todos os interessados. Depois das revisões feitas, o compromisso entre as partes deve ser firmado.
• O progresso do projeto deve ser monitorado com relação ao estabelecido no Plano do Projeto e os resultados devem ser documentados.
• O envolvimento das partes interessadas no projeto também deve ser documentado e gerenciado.
• Revisões devem ser feitas nos marcos do projeto e conforme estabelecido no planejamento.
• Registros de problemas identificados e o resultado da análise de questões pertinentes, incluindo dependências críticas, devem ser estabelecidos e tratados com as partes interessadas.
• Ações para corrigir desvios em relação ao planejado e para prevenir a repetição dos problemas identificados devem ser estabelecidas, implementadas e acompanhadas até a sua conclusão.

Vale lembrar que todas essas regras valem para cada um dos projetos tocados pela empresa. Parece muita coisa, mas com uma boa ferramenta de planejamento e muita organização, é possível cumprir todas essas etapas com relativa tranquilidade. Claro que problemas ocorrem, mas é por isso mesmo que o planejamento determina pontos de "parada", para que se possa avaliar o ritmo e os destinos do projeto, e fazer modificações, se for o caso.

É importante destacar, para os que não gostam de "organização" e preferem fazer as coisas "intuitivamente", que o planejamento e o controle permitem fazer as coisas sempre do mesmo jeito, e como a MESMA QUALIDADE. Ou seja, não acontece de um cliente ter um ótimo sistema, funcionando muito bem, e outro cliente ter um sistema semelhante, mas que apresenta erros (causados por uma mudança repentina nos recursos humanos, como é comum acontecer). Enfim, o padrão de qualidade se mantém, os clientes ficam satisfeitos e a empresa cresce.

Muitas pessoas pensam que o excesso de planejamento e controle engessa a criatividade, mas parece-nos que é justamente o contrário. Quando não há planejamento, perde-se muito tempo corrigindo erros, apagando incêndios, pedindo "desculpas" ao cliente. Tempo que poderia ser utilizado, logo se vê, criando coisas novas, fazendo implementações inovadoras, testando sugestões de melhoras de usuários e planejadores, enfim, melhorando o que já estava bom.

Para Refletir: Quantos projetos já não pecaram por falta de organização, planejamento, acompanhamento? No mundo competitivo em que vivemos, ainda há espaço para esse tipo de conduta?