Quanto mais simples melhor! - Parte IV

A quarta regra da simplicidade é: aprenda!

De acordo com Maeda, o conhecimento torna tudo mais simples. Ele dá o exemplo de uma chave de fendas. Quer objeto mais simples e mais fácil de usar? No entanto, mesmo para ela é preciso saber algumas coisas, pra que serve, em que direção rodar para apertar ou soltar os parafusos, etc. Ou seja, mesmo que uma tarefa seja decepcionantemente simples, ela exige um certo nível de informações para ser executada. E isso vale para qualquer objeto, não importa o nível de complexidade. Se você souber manejá-lo, ele vai parecer simples pra você.

O problema, segundo o professor do MIT, é que o tempo que se gasta para aprender é às vezes sentido como "perda de tempo", uma violação da terceira lei da simplicidade. Todos nós evitamos usar os manuais de instrução, imaginando que será mais simples "ir tentando". No entanto, esse método do "achismo" muitas vezes toma mais tempo do que se simplesmente seguissemos as instruções do manual.

No caso de grandes corporações, processos complexos e decisões estratégicas, é a mesma coisa. Muitos executivos acreditam que o "ir fazendo" é a melhor opção, quando uma simples pesquisa de mercado ou algumas horas de estudo e planejamento evitariam muita dor de cabeça e confusão.

Da próxima vez que estiver diante de um problema, estude-o! Conheça o seu inimigo, não é essa a regra? Se você recolher informações suficientes, o problema ficará mais simples, e será resolvido com muito mais rapidez e segurança. O mundo seria muito melhor se as pessoas "achassem" menos e estudassem mais. E não estamos falando só de conhecimento acadêmico, não! No mundo corporativo, muitos saberes tornam-se necessários: saber falar, ouvir, negociar, portar-se em público, conhecer a concorrência, decidir rapidamente, dominar mais de um idioma, dominar bem o seu próprio idioma, interpretar negativas, gerenciar mudanças, dar e receber feedbacks, etc. Nem tudo isso se aprende na escola, mas tudo isso pode ser aprendido e desenvolvido.

Portanto, não tenha medo do conhecimento. Ele é o seu maior aliado!

E (falta de) dinheiro não é mais desculpa... Veja no link ao lado 45 coisas que você pode aprender on line e de graça! Alguns itens são úteis, outros são apenas divertidos, mas vale a pena tentar. A dica é do Favoritos, onde você encontra links para os sites mais interessantes da internet!

Quanto mais simples melhor! - Parte I

A primeira lei da simplicidade explorada por Maeda é a da Redução. Para ele, “o caminho mais simples para chegar à simplicidade é a redução inteligente”. Ele dá o exemplo do DVD. Se você só usa 5 botões, para que todos os outros? O problema é: e se eu precisar (ou quiser) fazer alguma outra coisa além de pausar, ir pra frente, pra trás e ver o filme? O limite entre o que é realmente necessário e o que é supérfluo é muito tênue, e, evidentemente, depende muito do usuário.

Maeda diz que não é fácil atingir esse ponto “ideal” entre complexidade e simplicidade, esse processo é complexo, mas é importante que ele exista, para que o produto que está sendo desenhado, o projeto que está sendo construído ou a idéia que está sendo posta em prática possam ser, no final, de fato simples. O processo para atingir a simplicidade pode até ser muito complexo, mas pode ser “resumido” nessa idéia – reduzir. Se estiver em dúvida, diz Maeda, descarte. Mas tenha cuidado com o que descartar.

Acreditamos que a primeira regra para saber “o que reduzir”, ou “o que tirar”, seja em um produto ou em um projeto, é pensar com “foco”. Por exemplo, se o foco é a usabilidade do usuário, a interface deve ser simplificada ao máximo, de acordo com as expectativas (de utilização) desse usuário. Ora, só sabemos quais são essas expectativas quando conhecemos muito o usuário. Ou seja, investindo em pesquisa e mais pesquisa. Se os seus usuários são muitos, é preciso encontrar um padrão que sirva para a maioria. Ou optar por trabalhar com pequenos nichos. Se o foco é economizar, as reduções precisarão ser no tipo de material, ou no número de funcionários envolvidos no processo. Se o foco é ter mais tempo para a família, as reduções devem ser no campo do trabalho. E por aí vai.

Resumindo, só é complexo simplificar se você não tem um objetivo definido. Se tem, é só agir de acordo com ele.

E se, como costuma acontecer na maioria dos negócios, o objetivo não for um só, mas “muitos” (é preciso economizar e atender às expectativas dos clientes, é preciso investir em qualidade e em segurança, ter mais tempo e mais trabalho, etc. - é preciso, enfim, lidar com mil e uma variáveis)?

Ora, nesses casos, a regra de Maeda continua valendo: diminua então as variáveis. Qual delas é a mais importante? Quando se fala em foco, é importante que ele seja simples, para que os passos seguintes sejam mais fáceis.

Só que, a partir daí, é preciso coerência. Se o objetivo for atender muito bem o cliente, o que fazer quando o número de clientes cresce? A resposta é simples, aumentar proporcionalmente o corpo de atendimento, mas sem perder a qualidade. Se houver precipitação ou ganância nessa hora, corre-se o risco de reduzir errado, não investindo em novas contratações e perdendo qualidade de atendimento no final. E porque isso acontece tanto? Por que as empresas crescem e ficam piores? Porque ficam mais complexas? Não, porque perdem o foco anterior (se é que ele existia).

Portanto, se o seu foco é realmente o cliente, invista nele! Invista em funcionários qualificados para o atenderem bem, invista em materiais de qualidade para o seu produto, invista em pesquisa, em novidades para surpreendê-lo, invista em relacionamento, em comunicação, em confiança (se você não estiver fazendo tudo isso, reflita: seu foco é mesmo o cliente?).

Com tudo isso, pode até ser que os resultados cheguem mais lentamente, mas certamente chegarão com mais solidez. E ficarão por muito mais tempo!

Lembre-se, a regra não é só reduzir! É reduzir com inteligência. E isso pode ser traduzido em: reduza pensando no seu objetivo!

Quanto mais simples melhor!

Para recomeçar bem, resolvemos escolher um assunto que pudesse inspirar reflexões ao longo de todo o ano – a simplicidade.

Não é um tema novo, mas tem sido muito discutido e trabalhado no mundo contemporâneo, que anda, como todos sabemos, cada vez mais complicado e difícil de entender. A busca pela simplicidade tem virado uma espécie de obsessão moderna. A Philips, por exemplo, transformou-a em lema para seus produtos e para a organização como um todo. Aqui no Brasil, temos até uma publicação recente – Vida Simples – que vem encorajando as pessoas a tentar modificar hábitos e costumes em prol de uma existência mais tranqüila e fácil de levar.

Aqui na Quantum, essa preocupação ficou mais forte quando incluímos o SADIG na nossa cesta de soluções. Isso porque esse sistema de Business Intelligence foi todo construído em cima desse objetivo - tornar mais fácil e simples a vida das pessoas que lidavam com dados complexos o tempo todo, os executivos responsáveis pelas decisões estratégicas das empresas. Com o Sadig, os dados podem continuar complexos, mas as informações que chegam aos decisores são simples de ver, de interpretar e de entender. A simplicidade do sistema acabou contagiando as outras soluções da Quantum, e até a nossa forma de trabalhar.

Em outras palavras, buscar a simplicidade passou a ser um desafio diário, constante, permanente. Tanto nos processos internos quanto nas soluções que apresentamos aos clientes. Até o lema da empresa – Quantum: sua vida cada vez mais soft! – foi inspirado nesse ideal.

Portanto, pra começar bem o ano, decidimos refletir aqui no blog sobre as 10 leis da simplicidade propostas no livro de John Maeda, Professor do MIT e responsável pelo MIT Simplicity Consortium (Consórcio da Simplicidade), um programa de pesquisa experimental do MIT Media Lab que busca desenvolver tecnologias voltadas para designs mais simples de entender, de usar e de aproveitar.

O livro em si é simples, fácil de ler, mas as questões que ele coloca são muito interessantes e envolventes, levando-nos a pensar sobre o nosso cotidiano e sobre a maneira como fazemos nossos produtos e negócios e como conduzimos nossas relações. Por tudo isso, vamos discuti-lo aqui.

Você pode conhecer as 10 leis aqui (blog do autor - em inglês), comprar o livro aqui, ler uma entrevista dada pelo autor aqui e ler o excelente artigo do Frederick van Amstel (do Usabilidoido) sobre o livro aqui.

Aguarde os artigos sobre esse tema aqui no blog e compartilhe o que você pensa sobre o assunto!

Nunca mais esqueça nada!

Confiram a dica da Luiza Voll, do blog Favoritos, para que as suas resoluções de ano novo virem planos, projetos, tarefas e, depois disso tudo, realidade!

A dica é o site Remember the Milk, um gerenciador de tarefas on-line que você pode acessar de qualquer lugar e que conta com vários recursos interessantes, como envio de lembretes por celular e o uso de nuvens de tags para ver quais tarefas estão mais "urgentes" no momento.

Como defender um Projeto!

Final de ano chegando, todo mundo fazendo mil e um projetos, planejando e esperando por dias melhores, por um mundo todo novo...

Só que, às vezes, planejar só não adianta, é preciso defender o projeto novo, a idéia inovadora, a forma diferente de transformar o cotidiano. Porque afinal, convenhamos, se você não conseguir conquistar adeptos, é pouco provável que seu plano saia do papel!

Isso vale até para planos menos “mirabolantes”, como conseguir enxugar o orçamento ou arrumar tempo para a academia. No primeiro caso, é preciso vender a idéia para a família, para que eles também participem do “aperto” de melhor humor, focados nos ganhos futuros. No segundo, é preciso contar com a participação dos familiares, amigos e colegas de trabalho... Afinal, ninguém consegue ir correr na praça com um monte de trabalho por fazer ou com todo mundo chamando pra um chopinho.

Em resumo, se você não tiver “parceiros” que te ajudem a cumprir o plano (ou que pelo menos não atrapalhem), ele vai acabar furando. Isso vale para a vida pessoal e seus planos de vida, de carreira, de crescimento pessoal. Porquê? Porque não vivemos sozinhos.

Mas essa regra da parceria também vale, e mais ainda, para os planos e projetos do seu negócio. Todos sabemos que idéias inovadoras e planos de transformação precisam ser “comprados” por todos os envolvidos. E não estamos falando só de “diretores” não, mas principalmente dos colaboradores como um todo!

Foi pensando nisso que preparamos esse artigo. Pra ajudá-lo a “vender” o seu projeto. Pra ajudar você a convencer as pessoas de que ele é bom e merece investimento, tempo, atenção.

Ele foi inspirado nas regras do artigo de David Sleight para a A List Apart, traduzido por José Pirauá. O artigo tratava de projetos de design, mas nós adaptamos algumas regrinhas para os nossos propósitos.

Veja abaixo um conjunto de 6 idéias pra te ajudar a vender o seu projeto! E boa sorte!

01 - Venda primeiro para si mesmo!
O primeiro a ser convencido é você. Se você não acredita em algo ou desconfia que alguma “parte” do plano pode dar errado, mude o projeto. Deixe-o confiável e executável para a pessoa mais importante – você.

02 - Aprenda a defender seu projeto sob qualquer circunstância.
Explicar com clareza o porquê do seu projeto quando se está cara a cara com o patrão ou com um cliente que não tem tempo a perder é bem difícil. Defender suas idéias para um público que não acredita muito nelas é ainda mais. Mas é preciso conviver com isso. Nem sempre você terá ouvintes ideais. Aliás, quase nunca. Acostume-se com isso.

03 - Simplifique.
Remova tudo o que for desnecessário, até restar apenas valores reais. Uma boa apresentação de idéias é aquela que pode ser resumida em uma frase. Você consegue fazer isso?

04 - Pratique antes.
Sleight sugere que se pratique com um amigo (ou vários) antes de apresentar o projeto para os "investidores". Mostre a sua idéia e pergunte: “o que você acha?”, isso é suficiente para começar. De acordo com ele, é melhor escutar críticas “antes” do que durante a apresentação oficial – quando os principais interessados podem abandonar o seu projeto para sempre.

Dica de Sleight: “Explique suas decisões. E nunca use: “simplesmente funciona”. Chegar ao fundo dos porquês é a chave. Se você se esforçar honestamente para responder as perguntas e terminar sem palavras para respondê-las, é provável que você precise voltar ao rascunho.

05 - Seja rápido!
De acordo com Sleight, 30 segundos são mais do que suficientes para defender qualquer coisa. Use a experiência e as respostas que você deu ao seu amigo para responder mais rápido e mais convincentemente agora. Respostas rápidas, decididas e objetivas convencem mais do que mil evasivas e teorias complexas. Todos somos pessoas ocupadas, se você for rápido no gatilho, vai acertar mais alvos.

Dica de Sleight: “Usando os melhores pontos das conversas anteriores, e resumindo-os em poucas frases, você estará pronto para lidar com os mais difíceis comentários. Novamente, pense no relógio quando estiver preparando a apresentação e tudo sairá bem.”

Dica de Sleight: “Se existir algo que faz com que você se derreta em elogios, é melhor evitar. É importante entender que uma conversa prolongada não é benéfica.”

06 - Prepare o terreno.
Separe um tempo para pesquisar sobre sua platéia. Visite seus websites, ligue para seus parceiros, leia notícias sobre suas conquistas, acesse seu sistema de CRM. Concentre-se nos seus pontos fortes e fracos e desenvolva sua argumentação levando isso em conta. Cada pessoa pede um tipo de defesa, saiba disso. No caso de projetos mais complexos, não esqueça de levar um power-point poderoso!

Pronto, agora você já está preparado para agir. Pode planejar à vontade!

Versão em inglês do artigo de Sleight: Stand and Deliver.

Versão em português: Como fazer a defesa de um projeto!

Desenhos para mudar a vida e os negócios!

Ralph Perrine acredita que o desenho (de esquemas e gráficos) é indispensável para um bom planejamento e para melhorar processos colaborativos - duas coisas importantíssimas para o sucesso!

Confiram no PDF (em inglês) "desenhos que vão mudar a sua vida" alguns desses desenhos, para que eles servem e como desenhá-los! Eles ajudam a focalizar idéias, trazer clareza e efetividade ao planejamento, além de dar uma visão do todo rápida e objetiva!

São quatro desenhos ao todo, onde você vai aprender a:

1. Fazer um balanço de vida.
2. Obter um panorama (de 360 graus) das situações de risco ou que merecem cuidado em um projeto (de negócios ou de vida...).
3. Elaborar um percurso crítico (passos principais) para um projeto dar certo!
4. Definir seu "núcleo" estratégico - aprendendo a separar o que é importante do que não é.

Boa leitura!

Fonte: Change This!

Língua estrangeira na Web

Mais uma dica para os amantes de idiomas. Dessa vez, do blog Favoritos, de Luiza Voll, uma blog obrigatório para quem gosta de novidades e dicas interessantes.

A dica é o site Mango, que ofere 11 cursos gratuitos de línguas. Você pode escolher entre espanhol, russo, grego, alemão, chinês, japonês, francês, italiano e polonês. A medida que você vai progredindo, vai testando seu conhecimento. Cada curso tem mais ou menos 100 lições, dadas em inglês.

Escolha sua língua e bom estudo!