Parcerias vencedoras: Alinhamento entre TI e áreas de negócio

Já comentamos aqui sobre o processo de desenvolvimento de um software e a necessidade de acompanhamento e planejamento contínuos de todo o processo, desde o esboço das demandas (requisitos) iniciais até a implantação.

Hoje, vamos nos concentrar em uma questão muito importante. Para que um software seja bem utilizado por seus usuários, em toda a sua potencialidade, é importante que algumas questões relativas ao “alinhamento” entre a área de TI e as diversas áreas de negócio que vão utilizar a solução sejam observadas.

Quando a área de TI precisa “comprar” ou desenvolver um sistema que vai impactar diretamente no trabalho de muitas pessoas e áreas da empresa, a integração entre essas áreas e a área de TI é essencial.

O investimento da diretoria e dos líderes da área/departamento em questão (se a empresa toda for utilizar a solução, todos os diretores e gerentes devem participar do processo) é o primeiro passo para fazer as negociações e reuniões posteriores darem certo. Esses líderes precisam “comprar” a idéia, uma vez que são eles que vão acompanhar o processo de implantação e treinamento e as mudanças que esses processos trazem. Também são eles que vão acompanhar os resultados e conviver, cotidianamente, com o sistema.

Portanto, se eles estiverem presentes também na fase de determinação de requisitos, e puderem, se não tomar decisões, pelo menos participar das discussões, “traduzindo” para os profissionais de TI como funciona o seu departamento ou área e que rotinas e tarefas o sistema EFETIVAMENTE deve fazer, o resultado final será bem próximo do ótimo, senão do excelente.

As fases de planejamento do desenvolvimento (ou da implantação) do sistema também são muito importantes, e é imprescindível a presença dos gerentes das áreas afetadas nessas etapas. Se sua presença já é importante nas primeiras fases do planejamento, que dirá das intermediárias, onde são feitas revisões e/ou modificações no plano original.

Pensem bem, se essas mudanças não forem comunicadas, ou negociadas, com as pessoas que vão utilizar realmente o sistema (ou com o seu “representante”), como se pode esperar que o projeto como um todo dê certo? A “manutenção” do alinhamento, portanto, também é um fator preocupante e que não pode ser desconsiderado.

Às vezes, em projetos muito longos, as fases iniciais de planejamento e definição de expectativas são enfrentadas com entusiasmo, mas, com o passar do tempo, os ânimos arrefecem ou se misturam com inúmeras outras tarefas, então o projeto de desenvolvimento ou implantação do sistema acaba sendo “acompanhado” de perto apenas pelos profissionais da área de TI, o que acaba pondo em risco todo o investimento inicial.

Para que nada disso aconteça, portanto, é preciso planejar muito, envolver ativamente todos os interessados no processo e manter esse envolvimento e participação até o final.

Para tanto, a reportagem da ComputerWorld dá algumas dicas. E preciosas!

Listamos algumas abaixo, mas você pode conferir a reportagem toda aqui.

Truques práticos de alinhamento entre TI e áreas de negócio:

• Não permita agendas secretas. Exija que todas as partes interessadas esclareçam suas expectativas no início. Depois discuta-as até haver consenso.
• Estabeleça metas em conjunto. Não deixe que os líderes de negócio ditem as expectativas.
  Deixe claro, no início, o custo das mudanças. Certifique-se de que as partes interessadas entendam que uma mudança em um aspecto - budget, prazo ou escopo -- afetará os outros dois.
• Descubra qual é a prioridade da unidade de negócio em cada projeto: cumprir prazo, cortar custos ou criar uma nova funcionalidade. Depois se concentre nesta prioridade.
• Reúna profissionais de negócio e de TI, se possível. Nada supera as reuniões frente a frente freqüentes com os responsáveis pelo negócio. Não receie um excesso de comunicação.
• Explique aos usuários finais como e por que o suporte mudará se você terceirizou uma atividade de TI.

Siga as regras e boa sorte!