Como ter sucesso no desenvolvimento de projetos de TI - Parte II: Gerência de Projetos

Para desenvolver projetos de Tecnologia da Informação com sucesso, como já vimos no primeiro post desta série, é importante que todas as etapas sejam planejadas e desenvolvidas de acordo com regras precisas e claras, preferencialmente ligadas a algum modelo de qualidade, como o CMMI.

Estamos abordando aqui, como se sabe, as regras propostas pelo MPS.BR, o programa para melhoria de processo do software brasileiro, que é, na nossa opinião, mais adaptado à realidade do nosso país.

No post anterior, falamos sobre Gerência de Requisitos (GRE). Hoje falaremos um pouco mais sobre a Gerência de Projetos (GPR).

O própósito da Gerência de Projetos é, como o nome já diz, gerenciar tudo o que for relativo a cada projeto de desenvolvimento de um software. Por "tudo", entenda-se os planos que definem as atividades que serão necessárias para que ele se concretize, os recursos disponíveis e os por conseguir, as responsabilidades do projeto, entre outras coisas.

Além de tudo isso, a Gerência de Projetos deve reunir e disponibilizar todas as informações relacionadas ao projeto e ao seu andamento. Essas informações permitirão fazer correções se houver problemas no desempenho.

Como o MPS-BR é um modelo hierárquico, as exigências são propostas de acordo com o nível de maturidade que a empresa quer atingir. Assim, a Gerência de Projetos dos primeiros níveis faz exigências mais estruturais, mais básicas, enquanto a Gerência de Projetos dos níveis mais altos exige monitoração e planejamento mais apurados, mais complexos, voltados para empresas mais amadurecidas.

Mas falemos um pouco dessas exigências "estruturais", imprescindíveis para que qualquer projeto de desenvolvimento de software dê certo. Ou seja, falemos das regras para o primeiro nível de maturidade a ser alcançado: o nível G - Parcialmente Gerenciado.

Portanto, para que sua empresa seja considerada "Parcialmente Gerenciada", ela precisa obedecer às seguintes exigências:

• O escopo de trabalho para o projeto deve estar bem definido.
• As tarefas e os produtos de trabalho do projeto devem ser bem dimensionados, utilizando métodos apropriados para isso.
• O modelo e as fases do ciclo de vida do projeto devem ser definidos.
• O esforço e o custo para a execução das tarefas e dos produtos de trabalho devem ser estimados (via dados históricos ou referências técnicas).
• O orçamento e o cronograma do projeto, incluindo marcos e/ou pontos de controle, devem ser estabelecidos e mantidos.
• Os riscos do projeto devem ser identificados, bem como seu possível impacto, probabilidade de ocorrência e prioridade de tratamento.
• Os recursos humanos para o projeto devem ser planejados de acordo com seu perfil e conhecimento.
• As tarefas, os recursos e o ambiente de trabalho necessários para executar o projeto devem ser bem planejados.
• Os dados relevantes do projeto devem ser identificados e planejados quanto à forma de coleta, armazenamento e distribuição.
• Todos os planos para a execução do projeto devem ser estabelecidos e reunidos no "Plano do Projeto".
• Depois de pronto o Plano de Projeto, deve ser avaliada a viabilidade das metas estabelecidas, de acordo com os recursos disponíveis e possíveis restrições. Se necessário, ajustes devem ser feitos nessa etapa.
• O Plano de Projeto deve ser revisado por todos os interessados. Depois das revisões feitas, o compromisso entre as partes deve ser firmado.
• O progresso do projeto deve ser monitorado com relação ao estabelecido no Plano do Projeto e os resultados devem ser documentados.
• O envolvimento das partes interessadas no projeto também deve ser documentado e gerenciado.
• Revisões devem ser feitas nos marcos do projeto e conforme estabelecido no planejamento.
• Registros de problemas identificados e o resultado da análise de questões pertinentes, incluindo dependências críticas, devem ser estabelecidos e tratados com as partes interessadas.
• Ações para corrigir desvios em relação ao planejado e para prevenir a repetição dos problemas identificados devem ser estabelecidas, implementadas e acompanhadas até a sua conclusão.

Vale lembrar que todas essas regras valem para cada um dos projetos tocados pela empresa. Parece muita coisa, mas com uma boa ferramenta de planejamento e muita organização, é possível cumprir todas essas etapas com relativa tranquilidade. Claro que problemas ocorrem, mas é por isso mesmo que o planejamento determina pontos de "parada", para que se possa avaliar o ritmo e os destinos do projeto, e fazer modificações, se for o caso.

É importante destacar, para os que não gostam de "organização" e preferem fazer as coisas "intuitivamente", que o planejamento e o controle permitem fazer as coisas sempre do mesmo jeito, e como a MESMA QUALIDADE. Ou seja, não acontece de um cliente ter um ótimo sistema, funcionando muito bem, e outro cliente ter um sistema semelhante, mas que apresenta erros (causados por uma mudança repentina nos recursos humanos, como é comum acontecer). Enfim, o padrão de qualidade se mantém, os clientes ficam satisfeitos e a empresa cresce.

Muitas pessoas pensam que o excesso de planejamento e controle engessa a criatividade, mas parece-nos que é justamente o contrário. Quando não há planejamento, perde-se muito tempo corrigindo erros, apagando incêndios, pedindo "desculpas" ao cliente. Tempo que poderia ser utilizado, logo se vê, criando coisas novas, fazendo implementações inovadoras, testando sugestões de melhoras de usuários e planejadores, enfim, melhorando o que já estava bom.

Para Refletir: Quantos projetos já não pecaram por falta de organização, planejamento, acompanhamento? No mundo competitivo em que vivemos, ainda há espaço para esse tipo de conduta?